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参展人员如何办理出国手续和签证

发布日期: [2009-1-14] 点击次数: 3965



一、办理因公护照、签证等出国手续

  1. 我公司在收到《参展人员的复核批复》后,立即向上级主管单位上报《出国任务通知书》及《出国任务批件》。
  2. 我公司在收到《出国任务通知书》及《出国任务批件》。后,即刻将《参展人员的复核批复》复印件、《出国任务通知书》原件及《出国任务批件》复印件等材料快递至贵单位。
  3. 贵单位在收到《出国任务通知书》等材料后,到当地政府及相关部门办理《出国任务确认件》、《出国政审批件》及护照手续。
  4. 贵单位办理完上述手续后,于指定时间内将《出国任务确认件》原件、《出国政审批件》原件、护照、照片及签证所需材料送交我公司办理签证手续,签证表由我公司代填。如办理欧美等国家的签证,须根据所赴国家(地区)使领馆指定区域,委托当地政府外办(签证表由贵单位自填)办理签证手续。有些国家须在其指定的使领馆与签证官面签(如美国),由我公司或当地政府外办通知面签时间。
  5. 已有护照的参展人员须确认护照有效期,通常行程结束后六个月以上仍然有效的护照才可以送签。提供送签资料之前请确认所提供材料的一致性(如邀请函上的日期及天数、日程表天数和机票订单中的日期须与批件所批天数相符等)。
  6. 签证签出后,请确认签证生效日期须与实际行程相符,所签出天数不得少于实际在外停留天数。

二、办理因私护照、签证等出国手续

  1. 由参展人员本人向当地公安部门的出入境管理局申领因私护照。如已有护照请确认护照有效期须在行程结束后六个月以上。
  2. 我公司在收到贵单位参展人员资料、摊位费及人员费全款后,统一向展览会主办方索要正式邀请函。
  3. 参展人员收到邀请函后,便可自行送签。有些国家办理签证需要提前预约面签时间,如美国、德国等;有些国家则不需要,如英国等。面签预约电话由我公司办理。预约签证时通常需要提供申请人护照号、姓名、身份证号、出生日期。但需要注意的是,有些国家在签证高峰时段很难拨通电话。美国、德国等国家在每年年底及七、八月份为签证高峰期,申请人预约的面签时间可能为其拨通预约电话后30天,故需要提前提供相关资料预约。
  4. 签证申请人应在其指定的使领馆与签证官面谈(按各国使领馆规定),许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州等地。也有些国家不接受本人预约,如日本,须申请人将材料送至指定签证代办机构统一办理。
  5. 有些机构对申请人提供免面谈服务。如在北京申请德国签证时,若申请人五年内曾至少两次获得申根签证并用过此签证,可通过中信实业银行营业网点或德国工商总会北京代表处递交申请。
  6. 交纳签证费:有些国家要求申请人在面签当天以现金形式交纳,也有些国家需提前交纳到指定代收银行交纳(如美国需提前交纳到中信实业银行)。
  7. 办理签证所需材料:填写完整并贴好照片的签证表、护照、展览会主办方出具的邀请函原件、参展摊位证明、摊位费发票、申请人所在单位出具的经济担保函(在职证明)、申请人名片、身份证、户口本、结婚证书、在职证明、申请人所在单位营业执照复印件、信用证明以、所赴国家(地区)从事商务活动的证明文件、申请人曾去过其他国家签证页复印件、申请人所拥有的财产证明原件(如申请人购房、购车发票,有申请人署名的房产证、行驶本、银行存单及由银行打印的国际信用卡出入账明细)等。具体可参见各展览会通知,由项目负责人向参展人员提供。
  8. 面签前请确认所提供签证材料的一致性(如邀请函上的日期及天数、日程安排和机票订单中的日期须相符,经济担保函、名片、营业执照复印件和签证表上的单位名称须完全一致等)。
  9. 取签证,请确认签证生效日期、截止日期须与实际行程相符,所签出天数不得少于实际在外停留天数。



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